La transformation digitale est, en 2023, devenue une réalité concrète dans beaucoup d’organisations. Les entreprises cherchent à s’approprier les nouvelles technologies pour rester compétitives, améliorer leur efficacité et offrir une meilleure expérience à leurs clients. La fonction RH n’échappe pas à cette tendance et connait depuis plusieurs année un forte tendance à la digitalisation. On parle de digital RH.

Digital RH : définition

La transformation digitale des ressources humaines, ou digital RH, consiste à utiliser les outils et les technologies numériques pour optimiser les processus de gestion des ressources humaines. Cela concerne aussi bien le recrutement, la formation, la gestion des talents, la paie, la gestion administrative, la communication interne. Bref, tous les champs d’intervention RH sont concernés.

La digitalisation de la fonction RH permet d’améliorer l’efficacité, la rapidité et la qualité des processus RH, tout en offrant une expérience plus agréable aux candidats et aux collaborateurs.

L’intérêt de la digitalisation RH pour les entreprises

La digitalisation de la fonction RH offre de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

• une meilleure gestion du recrutement et des talents, grâce à des outils de matching, de sélection et d’évaluation plus performants ;
• une réduction des coûts administratifs et une automatisation des tâches répétitives ;
• une meilleure gestion de la formation, grâce à des solutions digitales interactives et personnalisées ;
• une amélioration de la communication interne et de la collaboration, grâce à des outils de travail collaboratif, de visioconférence, etc.

En résumé, la digitalisation de la fonction RH permet aux entreprises de gagner en efficacité, en qualité, en rapidité et en satisfaction client. C’est donc un enjeu crucial pour les entreprises souhaitant rester compétitives dans un environnement en constante évolution. Dans les prochaines sections, nous aborderons plus en détail les avantages, les outils, les challenges et les bonnes pratiques de la transformation digitale RH.

Les avantages du digital RH

La transformation digitale des ressources humaines offre de nombreux avantages pour les entreprises, que ce soit en termes de gestion des talents, de recrutement, de formation, de paie, ou encore de communication interne. Dans cette section, nous allons présenter les principaux avantages de la digitalisation de la fonction RH.

1. Optimisation des processus RH grâce aux outils digitaux

L’un des premiers avantages du digital RH est l’optimisation des processus RH grâce aux outils digitaux. Les solutions digitales permettent de simplifier et de standardiser les processus de gestion des ressources humaines, tout en offrant une plus grande flexibilité et une meilleure automatisation. Par exemple, les logiciels de gestion des talents permettent de gérer l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs, depuis le recrutement jusqu’à la gestion de carrière, en passant par l’évaluation des compétences et des performances. De même, les plateformes de recrutement en ligne permettent d’optimiser le sourcing, la sélection et l’évaluation des candidats, tout en offrant une meilleure expérience candidat.

2. Amélioration de l’expérience candidat et collaborateur

La digitalisation de la fonction RH permet également d’améliorer l’expérience candidat et collaborateur. Les outils digitaux offrent une plus grande transparence, une plus grande rapidité et une plus grande flexibilité dans les processus RH, ce qui contribue à une expérience plus agréable pour les candidats et les collaborateurs. Par exemple, les plateformes de recrutement en ligne permettent aux candidats de postuler plus facilement, de suivre l’avancement de leur candidature et de recevoir des feedbacks plus rapidement. De même, les solutions de formation digitale permettent aux collaborateurs d’accéder à des contenus de formation personnalisés et interactifs, à leur rythme et selon leurs besoins.

3. Collecte et analyse de données pour une prise de décision plus éclairée

La digitalisation de la fonction RH permet également de collecter et d’analyser des données pour une prise de décision plus éclairée. Les outils digitaux permettent de collecter et d’analyser des données sur les candidats, les collaborateurs, les formations, les performances, etc. Cela permet aux équipes RH de prendre des décisions plus éclairées, plus rapides et plus pertinentes. Par exemple, l’analyse des données de recrutement peut permettre d’identifier les canaux de recrutement les plus performants, les profils les plus adaptés, ou encore les facteurs de rétention les plus importants.

4. Gain de temps et d’efficacité pour les équipes RH

Enfin, la digitalisation de la fonction RH permet de gagner du temps et de l’efficacité pour les équipes RH. Les outils digitaux permettent de réduire les tâches administratives, les tâches répétitives et les erreurs manuelles, ce qui permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De même, les outils digitaux permettent une meilleure collaboration entre les différentes parties prenantes, ce qui permet de gagner en efficacité et en qualité.

Les outils digitaux RH

Le digital est présent à tous les niveaux des ressources humaines.

1. Les plateformes de recrutement en ligne (job board)

 Commençons par le début… le recrutement. Dans ce domaine. le digital a depuis longtemps remplacé le papier ! Les site de recrutement sont aujourd’hui devenus totalement incontournables pour les recruteurs comme pour les candidats.

Les plateformes de recrutement en ligne, les fameux « job board, » permettent de faciliter le sourcing, la sélection et l’évaluation des candidats. Elles permettent notamment de :

• diffuser des offres d’emploi sur des sites spécialisés ;
• trier les candidatures en fonction de critères prédéfinis ;
• évaluer les compétences des candidats grâce à des tests en ligne ;
• organiser des entretiens à distance.

 

2. Les logiciels de gestion des talents

Les logiciels de gestion des talents permettent de gérer l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs, depuis le recrutement jusqu’à la gestion de carrière. Ils permettent notamment de :

• gérer les candidatures et les offres d’emploi ;
• améliorer l’onboarding des nouveaux arrivants ;
• évaluer les compétences et les performances des collaborateurs avec des outils digitaux qui permettent un meilleur assessment ;
• définir des plans de développement et de formation ;
• gérer la mobilité interne et les promotions ;
• suivre les indicateurs de performance et de satisfaction des collaborateurs.

3. La GTA

Les logiciels de gestion des temps et des activités (GTA)

Les logiciels de gestion des temps et des activités (GTA) permettent de gérer les plannings des collaborateurs, les heures travaillées, les congés, les absences, etc. Ils permettent notamment de :

• planifier les horaires de travail en fonction des besoins de l’entreprise ;
• suivre les heures travaillées et les absences des collaborateurs ;
• générer des rapports d’activités et des tableaux de bord de suivi de l’activité.

4. Les logiciels de Gestion de la paie

Les logiciels de gestion de la paie permettent de gérer les salaires des collaborateurs, les cotisations sociales, les taxes, les primes, etc. Ils permettent notamment de :

• calculer les salaires en fonction des éléments de paie ;
• générer les bulletins de salaire et les déclarations sociales ;
• suivre les évolutions réglementaires et légales en matière de paie.

5. Les solutions de formation numérique

Les solutions de formation digitale permettent de proposer des contenus de formation interactifs et personnalisés, accessibles à tout moment et depuis n’importe quel support. Elles permettent notamment de :

• proposer des modules de formation en ligne adaptés aux besoins de chaque collaborateur ;
• suivre l’avancement et l’évaluation des formations ;
• proposer des quiz et des tests pour valider les compétences acquises ;
• personnaliser les parcours de formation en fonction des besoins individuels.

6. L’IA et les chatbots pour le support RH

Les chatbots basés sur l’Intelligence Artificielle pour le support RH permettent d’automatiser certaines tâches administratives et de répondre aux questions des collaborateurs de manière plus rapide et plus efficace. Ils permettent notamment de :

• répondre aux questions sur la paie, les congés, les horaires, etc. ;
• guider les collaborateurs dans leurs démarches administratives ;
• rediriger les demandes complexes vers les interlocuteurs appropriés.

Le SIRH

Un SIRH est un outil clé dans une démarche digital RH. Il va permettre de centraliser l’ensemble des outils évoqués au chapitre précédent. Pour être plus précis, soit le SIRH est une solution globale, un logiciel unique qui gère l’ensemble des aspects évoqués ci-dessus (paie, GTA, formations..) soit c’est un outil / logiciel qui va permettre d’agréger et de centraliser les données issues de plusieurs outils digitaux différents.

1. Le fonctionnement du SIRH

Le SIRH est un système informatique permettant de gérer l’ensemble des données et des processus RH de l’entreprise. Il regroupe des modules fonctionnels tels que la gestion des talents, la gestion des temps, la paie, la formation, etc. Les données sont centralisées et partagées entre les différents modules, permettant une gestion unifiée des RH.

2. Le rôle du SIRH dans la digitalisation des RH

Le SIRH est un outil clé dans la digitalisation de la fonction RH. Il permet d’automatiser les processus RH, d’optimiser la gestion des données, de faciliter la prise de décision et d’améliorer la communication interne. Il permet également de réduire les coûts et les erreurs liées à la gestion manuelle des données RH.

3. Les avantages du SIRH pour les entreprises

Les avantages du SIRH pour les entreprises sont nombreux. Il permet notamment de :

• faciliter l’accès et le partage des données RH entre les différents services ;
• automatiser les tâches administratives et les processus RH ;
• améliorer la gestion des compétences, des carrières et de la mobilité interne ;
• garantir la conformité aux réglementations et aux obligations légales en matière de RH ;
• offrir une meilleure expérience candidat et collaborateur grâce à une communication plus transparente et plus rapide.

Les challenges de la transformation digitale dans les Ressources Humaines

La transformation digitale des ressources humaines offre de nombreux avantages, mais elle présente également des challenges et des risques qu’il convient de prendre en compte.

1. La nécessité d’adapter les compétences et les métiers de la fonction RH

La transformation digitale de la fonction RH nécessite des compétences et des métiers différents de ceux traditionnellement utilisés. Les équipes RH doivent donc s’adapter et développer de nouvelles compétences, telles que la gestion de données, l’analyse de données, le marketing RH, la communication digitale, etc. De même, les métiers de la fonction RH sont amenés à évoluer, avec l’apparition de nouveaux métiers tels que le data analyst RH, le community manager RH, le spécialiste en expérience candidat, etc.

2. Les risques de la digitalisation excessive ou la nécessité de maintenir une communication humaine dans les relations RH

 

Nous cherchons en permanence à améliorer nos performances et notre efficacité. Pour autant, personne ne souhaite vivre dans 1984, le fameux roman de George Orwell !

La digitalisation excessive peut présenter des risques pour la fonction RH. Par exemple, l’automatisation excessive des processus peut conduire à une déshumanisation des relations entre les collaborateurs et les équipes RH, ou encore à une perte de qualité dans l’évaluation des candidats.

Il est important de maintenir une communication personnelle dans les relations RH, même en utilisant des outils digitaux. Cela passe notamment par une écoute active des besoins des collaborateurs, une prise en compte de leurs émotions et une communication transparente et honnête.

3. La sécurité et la protection des données

De même, la collecte excessive de données peut poser des problèmes de confidentialité et de protection des données personnelles.

Quelque soir l’outil utilisé pour gérer vos RH , vous êtes bien entendu tenu de respecter la législation en vigueur en ce qui concerne la collecte des données des salariés de votre entreprise.

En savoir plus : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/collecte-donnees-salaries-regles

 

Comment réussir sa digitalisation RH ?

La transformation digitale de la fonction RH peut être un véritable enjeu pour les entreprises. Dans cette section, nous allons présenter les bonnes pratiques à suivre pour réussir sa transformation digitale RH.

1. Impliquer l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise

La réussite de la transformation digitale RH nécessite l’implication de l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise, notamment les équipes RH, les managers, les collaborateurs, mais aussi les partenaires et les fournisseurs. Il est important de sensibiliser et de former l’ensemble des parties prenantes aux enjeux de la transformation digitale RH, ainsi qu’aux outils et aux technologies numériques utilisés.

2. Prioriser les besoins et les objectifs RH à atteindre

La transformation digitale de la fonction RH doit être guidée par des besoins et des objectifs RH clairement définis. Il convient donc de prioriser les besoins RH les plus urgents et les plus stratégiques, et de définir des objectifs clairs et mesurables pour chaque étape de la transformation digitale.

3. Le choix des bons outils

En 2023, il est rare qu’aucune tâche ne soit digitalisée, même au sein des petites structures. Le choix de nouveaux outils digitaux (ou même la mise en place d’un SIRH complet) doit donc être pensé et réfléchi avec soin :

• Les outils dans lesquels j’envisage d’investir correspondent-ils bien à mes besoins réels ?
• Pourront-ils évoluer avec la croissance de l’entreprise ?
• Sont-ils facilement compatibles avec les outils déjà en place ?

4. Former et accompagner les collaborateurs dans la transition digitale

La transformation digitale de la fonction RH nécessite également la formation et l’accompagnement des collaborateurs dans la transition digitale. Il convient donc de proposer des formations adaptées aux besoins de chaque collaborateur, ainsi que des outils et des ressources pour les accompagner dans leur apprentissage.

5. Mettre en place une stratégie de mesure et d’évaluation des résultats

Enfin, il est essentiel de mettre en place une stratégie de mesure et d’évaluation des résultats de la transformation digitale RH. Cela permet de mesurer l’impact des outils et des technologies numériques sur les processus RH, sur l’expérience candidat et collaborateur, sur la satisfaction des collaborateurs, sur la performance de l’entreprise, etc. Les résultats obtenus peuvent être utilisés pour ajuster la stratégie de transformation digitale RH et pour améliorer continuellement les processus RH.